Obieg dokumentów w firmie – czym jest i czy warto go wprowadzić. Podpowiadamy

Zanim przejdziemy do kwestii zapoczątkowania elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, zastanówmy się na czym dokładnie ten system polega i czy przynosi zalety. Elektroniczny system obiegu dokumentów to, nic innego jak,, narzędzie służące obiegowi informacji w przedsiębiorstwie, z tą różnicą, że wymiana ta odbywa się, odwrotnie niż w przypadku popularnej formy przy pomocy dokumentów papierowych, lecz przy pomocy odpowiedniego skryptu komputerowego.

Każdy papierowy dokument (zobacz: poznaj naszą firmę), jaki tworzony jest w strukturach klasycznego typu, w tym przypadku tworzony jest elektronicznie, a wszyscy zainteresowani, jacy zazwyczaj powinni być z poruszanym w dokumencie tematem związani uzyskują do niego stały dostęp. Gdy jakikolwiek z nich chce wprowadzić poprawki do takiego dokumentu – wszystkie powiązanie jednostki od razu to widzą.

W zależności od używanego programu komputerowego – widzą na przykład historię modyfikacji i gruntownie określone dane na temat tego, kiedy i przez kogo były dokonywane. Według badań, które były prowadzone w wybranych organizacjach – ta opcja obiegu informacji pozwala na znaczącą oszczędność czasu i pieniędzy. Mało tego – jest spektakularnie skuteczna w egzekwowaniu odpowiedzialności, przez wzgląd na dużą sprawdzalność zabiegów poszczególnych pracowników.

Jak jednak sprawa wygląda w sytuacji, gdy do instytucji korzystającej już z komputerowego obiegu dokumentów dotrze z zewnątrz dokument w tradycyjnej formie? Wbrew pozorom, w żadnym wypadku nie narusza to działania systemu. Wystarczy taki dokument (nasz serwis www) zeskanować, wprowadzić do systemu i przypisać do niego osoby wykonujące powiązane z nim czynności oraz działania, których wymaga. Często także termin ich wykonania. Jest to z pewnością prostsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż działania stosowane do niedawna.